MANAJEMEN JIWA
A. DATA GATHERING
1. Data gathering adalah kegiatan pengumpulan data yang merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam penetapan prioritas masalah. Sedangkan data adalah hasil dari suatu pengukuran dan atau pengamatan.
2. Sumber data
- Sumber primer : misal hasil observasi dan wawancara langsung
- Sumber sekunder : misal data dari laporan atau dokumentasi
- Sumber tersier : hasil publikasi badan-badan resmi
3. Cara pengumpulan data
- Wawancara
- Inspeksi
- Observasi partisipatif
4. Jenis data
Jenis data yang dikumpulkan mencakup data-data dalam lingkup manajemen keperawatan
B. PLANNING
Planning atau perencanaan dimaksudkan untuk menysun sustu perencanaan yang strategis dalam mencapai suatu tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Perencanaan disini dimaksudkan ntuk menentukan kebutuhan dalam asuhan keperawatan kepada semua pasien, menegakkan tujuan, mengalokasikan semua anggaran belanja, memutuskan ukuran dan tipe tenaga keperawatn yang dibutuhkan, membuat pola struktur organisasi yang dapat mengoptimalkan efektifitas staff serta menegakkan kebijaksanaan dan prosedur operasional untuk mencapai visi dan misi institusi yang telah ditetapkan. (Nursalam, 2002).
C. ORGANIZING
1. Struktur Organisasi
Masing-masing organisasi memiliki struktur formal dan informal yang menentukan alur kerja dan hubungan timbal balik antar pribadi. Struktur fotmal direncanakan dan dipublikasikan, struktur informal tidak direncanakan dan samar. Seorang manajer perawatan harus mengerti dan memakai keduanya secara efektif.
Struktur formal organisasi merupakan penyusunan resmi jabatan kedalam pola hubungan kerja yang akan mengatur usaha banyak pekerja dari bermacam-macam kepentingan dan kemauan.
Struktur informal organisasi terdiri dari hubungan timbal balik pribadi yang tidak resmi diantara para pekerja yang mempengaruhi efektifitas kerja mereka. Kualitas hubungan timbal balik seorang manajer dengan lainnya langsung dikaitkan dengan kemampuan kepemimpinannya.
Mengingat struktur formal dan informal organisasi saling melengkapi, manajer perawat bisa memakai struktur organisasi informal unttuk mengganti kerugian karena kekurangan atau kegagalan dalam struktur formal.
2. Job Diskriptions
Merupakan suatu uraian pembagian tugas sesuai peran yang ia jalankan, misalnya sorang kepala ruang maka tugas dan tanggung jawabnya, jadi antara satu dengan yang lainnya mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda sesuai dengan perannya.
3. Metode Penugasan
Metode penugasan yang ditetapkan harus dapat memudahkan pembagian tugas perawat yang disesuaikan dengan pengetahuan dan ketrampilan perawat dan sesuai dengan kebutuhan klien. Apabila metode penugasan tidak diterapkan maka pelayanan asuhan keperawatan yang diberikan kepada klien menjadi tidak opimal.
Jenis model askep menurut Grant & Massey, 1997 dan Marquis & Houston, 1998 antara lain :
a. Model Fungsional
Metode fungsional dilakukan oleh perawat dalam pengelolaan askep sebagai pilihan utama pada saat perang dunia ke II. Pada saat itu karena masih terbatasnya jumlah dan kemampuan perawat maka setiap perawat hanya melakukan 1 sampai 2 jenis intervensi (merawat luka kepada semua pasien di bangsal).
b. Model Tim
Model ini menggunakan tim yang terdiri dari anggota yang berbeda-beda dalam memberikan askep terhadap sekelompok pasien. Perawat ruangan dibagi dalam group kecil yang saling membantu.
c. Model Primer
Model penugasan dimana 1 orang perawat bertanggung jawab penuh selama 24 jam terhadap askep pasien mulai dari pasien masuk sampai keluar rumah sakit.
d. Manajemen Kasus
Setiap perawat di tugaskan untuk melayani seluruh kebutuhan pasien saat ia dinas. Pasien akan dirawat oleh perawat yang berbeda untuk setiap shift dan tidak ada jaminan bahwa pasien akan dirawat oleh orang yang sama pada hari berikutnya. Metode penugasan kasus biasa diterapkan 1 pasien 1 perawat, dan hal ini umumnya dilakukan untuk perawat privat atau keperawatan khusus seperti isolasi dan intensive care.
e. Model Tim Primer.
Pada model ini digunakan kombinasi dari kedua sistem. Menurut Ratna S. Sudarsono (2000) Penerapan model ini didasarkan pada beberapa alasan yaitu :
Keperawatan primer tidak digunakan secara murni karena sebagai perawat primer harus mempunyai latar belakang pendidikan S 1 keperawatan atau setara.
Keperawatan tim tidak digunakan secara murni karena tanggung jawab askep pasien terfragmentasi pada berbagai tim.
Melalui kombinasi kedua model tersebut diharapkan komunitas askep dan accountabilitas askep terdapat pada primer.
Hal-hal yang perlu di pertimbangkan dalam penentuan pemilihan metode pemberian askep (Marquis & Houston, 1998) yaitu:
1. Sesuai dengan visi dan misi institusi
2. Dapat diterapkannya proses keperawatan dalam askep
3. Efisien dan efektif dalam penggunaan biaya
4. Terpenuhinya kepuasan klie, keluarga dan masyarakat
5. Kepuasan kinerja perawat
6. Terlaksananya komunikasi yang adequate antara perawat dan tim kesehatan lainnya.
D. ACTUITING
1. Motivasi
Pengertian
1. Motivasi adalah karakteristik psikologi manusia yg memberi konstribusi pada tingkat komitmen seseorang, hal ini termasuk faktor yang menyebabkan, menyalurkan dan mempertahankan tingkah laku manusia dalam arah tekad tertentu ( Stoner, Freman 11995 )
2. Motivasi ada;ah sesuatu yg mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu. ( Ngalim, 2000).
Dari pengertian diatas dapat diambil 3 point penting yaitu : kebutuhan, dorongan dan tujuan.
Kebutuhan muncul apabila seseorang merasakan sesuatu yg kurang baik fisiologis maupun psikologis, dorongan merupakan arahan untuk memenuhi kebutuhan tadi sedangkan tujuan adalah akhir dari satu siklus motivasi ( Luthan)
Menurut bentuknya motivasi dibagi :
- Motivasi instrinsik
- Motivasi ekstrinsik
- Motivasi terdesak
2. Sistem Klasifikasi Pasien
Sistem klasifikasi pasien adalah metode pengelompokan pasien menurut jumlah dan kompleksitas persyaratan perawatan mereka. Di dalam kebanyakan sistem klasifikasi, pasien dikelompokkan sesuai dengan kebergantungan mereka pada pemberi perawatan atau sesuai dengan waktu pemberian perawatan dan kemampuan yang diperlukan untuk memberikan perawatan. Tujuan setiap sistem klasifikasi pasien adalah untuk mengkaji pasien dan menghargai masing-masing nilai angkanya yang mengukur volume usaha yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perawatan pasien.
Untuk dapat mengembangkan sistem klasifikasi pasien yang akan dijalankan, manajer perawat harus menentukan jumlah kategori pembagian pasien; karakteristik pasien di masing-masing kategori; jumlah dan jenis prosedur perawatan yang akan dibutuhkan oleh jenis pasien di dalam masing-masing kategori; dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan prosedur tersebut, memberikan dukungan emosional serta memberikan pengajaran kesehatan kepada pasien masing-masing kategori. Karena tujuan sistem klasifikasi pasien adalah menghasilkan informasi mengenai perkiraan beban kerja keperawatan, masing-masing sistem membolehkan usaha kualifikasi waktu.
3. Ketenagaan Keperawatan dan Pasien
Pada suatu pelayanan profesional, jumlah tenaga yang diperlukan tergantung pada jumlah pasien dan derajat ketergantungan pasien. Menurut Douglas (1984). Loveridge & Cummings (1996) klasifikasi derajat ketergantungan pasien dibagi menjadi 3 (kategori), yaitu:
Perawatan minimal memerlukan waktu 1 – 2 jam/24 jam, Perawatan intermediet memerlukan waktu 3 – 4 jam / 24 jam, dan Perawatan maksimal atau total memerlukan waktu 5-6 jam / 24 jam.
Dalam suatu penelitian Douglas, (1975) tentang jumlah tenaga perawat di rumah sakit, didapatkan jumlah perawat yang dibutuhkan pada pagi, sore dan malam tergantung pada tingkat ketergantungan pasien.
4. Penjadwalan
Penjadwalan adalah satu aspek dari fungsi kepegawaian. Kepegawaian adalah perhimpunan dan persiapan pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan misi dari sebuah organisasi, penjadwalan adalah penentuan pola jam kerja masuk dan libur mendatang untuk pekerja dalam sebuah unit, seksi atau divisi.
Kebijaksanaan Penjadwalan
Agar supervisor dan kepala perawat dapat mengatur jadwal waktu personil yang libur dan yang masuk secara adil, harus ada departemen atau divisi – luas kebijaksanaan penjadwalan untuk memandu pembuatan keputusan. Apabila kebijaksanaan menyangkut persoalan berikut tidak ada, maka manajer perawat harus bersatu sebagai sebuah kelompok untuk menyusun:
1. Orang dengan jabatan yang bertanggung jawab mempersiapkan jadwal waktu untuk personil di masing-masing unit.
2. Periode waktu untuk diliputi oleh masing-masing jadwal masuk / libur.
3. Banyaknya pemberitahuan di muka yang diberikan para pekerja menyangkut jadwal masuk/libur .
4. Waktu masuk/libur total yang diperlukan oleh masing-masing pekerja per – hari, minggu atau bulan.
5. Hari dimulainya minggu kerja
6. Dimulai dan diakhirinya waktu untuk masing-masing pergiliran tugas.
7. Jumlah pergiliran yang harus dipergilirkan diantara masing-masng pekerja.
8. Frekuensi yang diperlukan dari pergiliran pergantian.
9. Keperluan pergiliran dari satu unit ke lain unit dan frekuensi pergiliran tersebut.
10. Keperluan penjadwalan dua hari libur per minggu atau rata-rata dua hari libur per minggu.
11. Frekuensi libur akhir pekan untuk masing-masing kategori personil.
12. Definisi dari “ libur akhir pekan” untuk personiltugas malam.
13. Perlunya perluasan hari libur yang berurutan dan yang tak berurutan.
14. Hari kerja berurutan maksimum yang diperbolehkan.
15. Jarak waktu minimum yang diharuskan antara urutan pergantian tugas
16. Jumlah hari libur yang dibayar untuk diberikan pada masing-masing pekerja.
17. Jumlah hari libur yang diharuskan per tahun saat pegawai harus dijadwalkan libur kerja.
18. Panjangnya pemberitahuan dimuka untuk diberikan pegawaimengenai jadwal tugas liburan masuk / libur.
19. Prosedur yang harus diikuti dalam meminta libur kerja pada hari libur tertentu.
20. Jumlah hari-hari libur yang dibayar untuk di berikan pada masing-masing pekerja.
21. Lamanya waktu pemberitahuan di muka untuk diberikan pegawai mengenai jadwal liburan.
22. Prosedur yang diikuti dalam memohon waktu libur khusus.
23. Pembatasan pada penjadwalan liburan selama hari libur thanksgiving, natal, tahun baru.
24. Jumlah personil masing-masing kategori yang akan dijadwalkan untuk liburan atau hari libur pada saat tertentu.
25. Prosedur penyelesaian perselisihan antar personil sehubungan dengan permintaan waktu liburan dan hari libur.
26. Prosedur pemrosesan permintaan “ darurat” untuk penyesuaian jadwal waktu.
Tanggung jawab penjadwalan
Biasanya, supervisor atau kepala perawat bertanggung jawab untuk menjadwalkan waktu masuk / libur personil keperawatan. Karena jadwal kerja harus disiapkan beberapa minggu sebelumnya, dan selanjutnya diperbaiki untuk penyesuaian perubahan di dalam sensus pasien, keadaan pasien yang sakit, permintaan hari libur darurat, banyak waktu yang berkaitan dengan kegiatan supervisi diluangkan dalam mempersiapkan dan menyesuaikan jadwal waktu.
5. Pengembangan Staff
Program pendidikan dan pelatihan dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Ada beberapa metode pendidikan dan latihan yang akan digunakan untuk meningkatkan prestasi kerja (Moenir, 1994:162)
1. Metode Seminar atau Konferensi
Biasanya diselenggarakan bagi pegawai yang menduduki jabatan sebagai kepala atau pegawai yang dalam waktu singkat akan diserahi jabatan sebagai kepala. Masalah-masalah baik yang menyangkut segi manajemen maupun penyelenggaraannya atau proses dari kegiatan yang dipermasalahkan.
2. Metode Lokakarya (Workshop)
Penyelenggaraannya tidak jauh berbeda dengan seminar, letak perbedaannya dengan seminar adalah pada materinya. Pada materi lokakarya bersifat teknis, administrative dan sedikit bersifat manajerial.
3. Metode Sekolah atau Kursus
Metode ini digunakan sebagai usaha memberikan informasi adanya aturan-aturan atau hal – hal baru dalam organisasi yang harus dimengerti dan dilaksanakan oleh peserta.
Metode ini juga digunakan untuk menambah pengetahuan baru bagi peserta yang ada kaitannya dengan pekerjaan peserta. Pada akhir sekolah atau kursus, biasanya diberikan ujian-ujian dengan atau tanpa kriteria kelulusan.
4. Metode Belajar Sambil Bekerja (Learning by Doing)
Pada metode ini latihan ketrampilan menjadi tujuan utama sehingga mereka dapat menguasai teknik dalam melaksanakan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Biasanya metode ini dilakukan oleh atasan pada bawahan secara langsung dalam membimbing pegawai kantor.
Dalam prakteknya metode pendidikan dan latihan ini disesuaikan dengan pertimbangan tujuan, fasilitas yang tersedia, biaya, waktu dan kegiatan instansi lainnya.
E. KONTROLLING
1. Definisi
Controling merupakan suatu upaya yang dilaksanakan secara berkesinambungan, sistematis, obyektif dan terpadu dalam menetapkan penyebab masalah mutu pelayanan berdasarkan standart yang telah ditetapkan, menetapkan dan melaksanakan cara penyelesaian masalah sesuai dengan kemampuan yang tersedia, serta menilai hasil yang dicapai dan menyusun saran tindak lanjut untuk lebih meningkatkan mutu (Azwar, 1996)
Fungsi pengawasan (controling) merupakan fungsi yang terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini mempunyai kaitan erat dengan ketiga fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan. Melalui fungsi pengawasan dan pengendalian, standart keberhasilan (target, prosedur kerja, dsb) selalu harus dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau yang mampu dikerjakan. Jika ada kesenjanganatau penyimpangan diupayakan agar penyimpangannya dapat dideteksi secara dini, dicegah, dikendalikan atau dikyrangi. Kegiatan fungsi pengawasan dan pengendalian bertujuan agar efisiensi penggunaan sumber daya dapat lebih berkembang dan efektifitas tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat lebih terjamin.
2. Peran Leadhershifp Dalam Controling
a. Mendorong staf untuk aktif terlibat dalam pengawasan mutu
b. Mengkomunikasikan secara jelas standart yang diharapkan terhadap staf
c. Mendorong / memotivasi standart tertinggi untuk kualitas yang maksimal dengan menyediakan standart keamanan minimum
d. Mengimplementasikan pengawasan mutu secara proaktif serta reaktif
e. Menggunakan pengawasan sebagai metode untuk menentukan mengapa tujuan tersebut tidak dapat dicapai
f. Secara aktif mensyahkan hasil pengawasan mutu yang ditemukan yang mempunyai kesatuan profesi dan kosumen
g. Menghargai antara standart klinis dengan standar menggunakan sumber-sumber yang meyakinkan pasien untuk menerima perawatan sesuai yang diharapkan
h. Bertindak sebagai role model terhadap staf untuk menerima tanggung jawab dan tanggung gugat terhadap tindakan keperawatan
i. Secara aktif berpartisipasi dalam usaha-usaha penelitian untuk mengidentifikasi dan mengukur sensitifitas keperawatan sebagai hail pelayanan pasien
3. Fungsi Manajemen Dalam Controling
Menghubungi individu dalam organisasi, membentuk standart ukuran yang jelas terhadap keperawatan dan menentukan metode yang paling tepat untuk mengukur standart yang ada.
4. Manfaat Controling
Apabila fungsi controling dapat dilaksanakan secara tepat, organisasi akan memperoleh manfaat sebagai berikut :
a. Dapat diketahui apakah suatu kegiatan atau program telah dilaksanakan sesuai dengan standart atau rencana kerja dengan menggunakan sumber daya yang telah ditetapkan.
b. Dapat diketahui adanya penyimpangan pada pengetahuan dan pengertian staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
c. Dapat diketahui apakah waktu dan sumber daya lainnya telah mencukupi kebutuhan dan telah digunakan secara benar.
d. Dapat diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
e. Dapat diketahui staf yang perlu diberikan penghargaan atau bentuk promosi dan latihan lanjutan
5. Jenis Data
Jenis data yang dikumpulkan mencakup data dalam lingkup kontrolling, yang meliputi :
Evaluasi
- Evaluasi kepuasan pasien : Belum dilaksanakan, belum ada instrumen (questioner mengenai kepuasan pasien), dulu pernah ada tetapi sekarang tidak berjalan. Evaluasi kepuasan pasien hanya dilaksanakan dengan memasukkan saran atau kritik di kotak saran dari keluarga /pasien setelah keluar dari RSJ yang sebelumnya sudah di berikan penjelasan pada saat klien masuk UGD. Namun tetap tidak berjalan, karena kurang ditegaskan kembali pada saat pasien dirawat di ruangan oleh perawat.
- Evaluasi kepuasan perawat : belum ada instrumen khusus untuk mengevaluasi kepuasan perawat, namun evaluasi kepuasan perawat tersebut sudah dilaksanakan dengan mengaudit perawat setiap satu bulan sekali pada saat arisan bulanan
- Evaluasi Kinerja perawat : Selain di lakukan oleh kabag kepegawaian setiap 6 bulan sekali melalui DP3, di ruangan ada buku suci dengan masing-masing nama perawat ruangan, dimana dari masing-masing perawat yang merasa melakukan kesalahan wajib menulis dibuku suci.
Kontrol Kualitas
Dilaksanakan dengan Gugus Kendali Mutu (GKM) dan diadakan pertemuan 1 bulan sekali apabila permasalahan yang ada tidak mendesak, namun jika permasalahan tersebut dirasa mendesak dapat juga dilaksanakan 1 minggu sekali atau bahkan ada saat itu juga dapat diadakan pertemuan GKM.
Sistem Informasi
- Informasi mendesak : dikomunikasikan langsung kepada yang bersangkutan dengan melalui telepon atau melalui papan pengumuman
- Informasi tidak mendesak : dikomunikasikan melalui forum pertemuan bulanan
Hubungan dengan teman sejawat
Tidak ada konflik antara pegawai berkaitan dengan pelaksanaan tugas. Di ruangan di terapkan dengan adanya tindakan saling memuji antar teman sejawat dalam sehari minimal 2 kali.
Audit Klien
Dilakukan secara multi disiplin ilmu (dokter, perawat, psikolog, residen) setiap hari selasa
D. CONTROLING
6. Definisi
Controling merupakan suatu upaya yang dilaksanakan secara berkesinambungan, sistematis, obyektif dan terpadu dalam menetapkan penyebab masalah mutu pelayanan berdasarkan standart yang telah ditetapkan, menetapkan dan melaksanakan cara penyelesaian masalah sesuai dengan kemampuan yang tersedia, serta menilai hasil yang dicapai dan menyusun saran tindak lanjut untuk lebih meningkatkan mutu (Azwar, 1996)
7. Peran Leadhershifp Dalam Controling
j. Mendorong staf untuk aktif terlibat dalam pengawasan mutu
k. Mengkomunikasikan secara jelas standart yang diharapkan terhadap staf
l. Mendorong / memotivasi standart tertinggi untuk kualitas yang maksimal dengan menyediakan standart keamanan minimum
m. Mengimplementasikan pengawasan mutu secara proaktif serta reaktif
n. Menggunakan pengawasan sebagai metode untuk menentukan mengapa tujuan tersebut tidak dapat dicapai
o. Secara aktif mensyahkan hasil pengawasan mutu yang ditemukan yang mempunyai kesatuan profesi dan kosumen
p. Menghargai antara standart klinis dengan standar menggunakan sumber-sumber yang meyakinkan pasien untuk menerima perawatan sesuai yang diharapkan
q. Bertindak sebagai role model terhadap staf untuk menerima tanggung jawab dan tanggung gugat terhadap tindakan keperawatan
r. Secara aktif berpartisipasi dalam usaha-usaha penelitian untuk mengidentifikasi dan mengukur sensitifitas keperawatan sebagai hail pelayanan pasien
8. Fungsi Manajemen Dalam Controling
Menghubungi individu dalam organisasi, membentuk standart ukuran yang jelas terhadap keperawatan dan menentukan metode yang paling tepat untuk mengukur standart yang ada.
9. Sumber Data
Sumber Primer
Misal : Hasil observasi, wawancara langsung, angket/quesioner
Sumber Sekunder
Misal : Data dari laporan / dokumenter
Sumber Tersier
Misal : Data dari hasil publikasi badan-badan resmi
10. Cara Pengumpulan Data
Wawancara
Inspeksi
Observasi partisipatif
11. Jenis Data
Jenis data yang dikumpulkan mencakup data dalam lingkup kontrolling, yang meliputi :
Evaluasi
- Evaluasi kepuasan pasien : Belum dilaksanakan, belum ada instrumen (questioner mengenai kepuasan pasien), dulu pernah ada tetapi sekarang tidak berjalan. Evaluasi kepuasan pasien hanya dilaksanakan dengan memasukkan saran atau kritik di kotak saran dari keluarga /pasien setelah keluar dari RSJ yang sebelumnya sudah di berikan penjelasan pada saat klien masuk UGD. Namun tetap tidak berjalan, karena kurang ditegaskan kembali pada saat pasien dirawat di ruangan oleh perawat.
- Evaluasi kepuasan perawat : belum ada instrumen khusus untuk mengevaluasi kepuasan perawat, namun evaluasi kepuasan perawat tersebut sudah dilaksanakan dengan mengaudit perawat setiap satu bulan sekali pada saat arisan bulanan
- Evaluasi Kinerja perawat : Selain di lakukan oleh kabag kepegawaian setiap 6 bulan sekali melalui DP3, di ruangan ada buku suci dengan masing-masing nama perawat ruangan, dimana dari masing-masing perawat yang merasa melakukan kesalahan wajib menulis dibuku suci.
Kontrol Kualitas
Dilaksanakan dengan Gugus Kendali Mutu (GKM) dan diadakan pertemuan 1 bulan sekali apabila permasalahan yang ada tidak mendesak, namun jika permasalahan tersebut dirasa mendesak dapat juga dilaksanakan 1 minggu sekali atau bahkan ada saat itu juga dapat diadakan pertemuan GKM.
Sistem Informasi
- Informasi mendesak : dikomunikasikan langsung kepada yang bersangkutan dengan melalui telepon atau melalui papan pengumuman
- Informasi tidak mendesak : dikomunikasikan melalui forum pertemuan bulanan
Hubungan dengan teman sejawat
Tidak ada konflik antara pegawai berkaitan dengan pelaksanaan tugas. Di ruangan di terapkan dengan adanya tindakan saling memuji antar teman sejawat dalam sehari minimal 2 kali.
Audit Klien
Dilakukan secara multi disiplin ilmu (dokter, perawat, psikolog, residen) setiap hari selasa
ANALISA SWOT
Strength Weakness Opportunity Threatened
- Sudah ada GKM
- Sudah ada audit pasien
- Sudah ada evaluasi kepuasan perawat
- Sudah ada instrumen evaluasi kinerja perawat - Belum ada instrumen evaluasi kepuasan klien
- Sistem informasi belum sentral sehingga data kurang up to date
- Adanya mahasiswa PSIK yang praktek manajemen keperawatan di RSJ
- Adanya GKM yang terlaksana dengan baik - Adanya tuntutan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan yang lebih profesional
- Adanya persaingan antar rumah sakit
RUMUSAN MASALAH :
Evaluasi kepuasan pasien hanya dilaksanakan sebatas memasukkan sran ataupun kritik di kotak saran (tidak ada questioner) sehingga pelaksanaan elum optimal
Sistem informasi belum sentral sehingga data kurang up to date
INTERVENSI
Menawarkan / mendiskusikan instrumen evaluasi kepuasan pasien / pelanggan
Menawarkan / mendiskusikan sistem informasi yang sentral dan up to date
BAB III
ANALISA SITUASI
I. ANALISA SITUASI RUANGAN
A. Data Gathering
1. Lingkungan Kerja
Lokasi penerapan proses manajerial keperawaatan yang digunakan dalam kegiatan pembelajaran manajemen keperawatan mahasiswa Program Studi Ilmu Keperawatan FK UNDIP Semarang adalah ruang Madrin ( XII ) RSJD Dr. Amino Gondo Hutomo Semarang dengan ruangan berkapasitas 15 tempat tidur khusus wanita. Berdasarkan pengkajian yang dilakukan pada tanggal 13 Desember 2004 – 14 Desember 2004 tercatat data sebagai berikut :
Gambaran umum jumlah tempat tidur di ruang XII :
Tanggal 13 Desember 2004 :
Kelas VIP : 2 bed ( 1 bed kosong )
Kelas I : 3 bed ( 2 bed kosong )
Kelas 2 : 10 bed ( 5 bed kosong )
BOR = 7/15 x 100 = 46 %
Tanggal 14 Desember 2004
Kelas VIP : 2 bed ( 1 bed kosong )
Kelas 1 : 3 bed ( 2 bed kosong )
Kelas 2 : 10 bed ( 5 bed kosong )
BOR = 7/15 x 100 = 46 %
Dari data diatas, dapat disimpulkaan bahwa rata-rata jumlah pasien yang dirawat sebanyak 7 orang dengan laju penggunaan tempat tidur / Bed Occupation Rate ( BOR ) sebesar 46 %.
a. Lokasi dan Denah Ruangan
Lokasi yang digunakan dalam penerapan proses penerapan manajerial adalah ruang Madrin ( XII ) RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sebagai berikut :
Timur : Taman
Barat : Ruang Janoko ( IX )
Utara : Ruang Larasati ( XI ) dan taman
Selatan : Lapangan tenis
b. Fasilitas untuk Pasien
1). Tempat Tidur
Kelas VIP : 2 bed ( 1 kamar )
Kelas I : 3 bed ( 1 kamar )
Kelas II : 10 bed ( 2 kamar, 1 kamar berisi 5 bed )
2). Fasilitas Ruangan
• Kelas VIP : Kursi sofa dan meja, 2 lemari meja, AC, jam dinding, 2 kamar mandi
• Kelas I : Kursi sofa dan meja, 2 lemari meja, jam dinding, 2 kamar mandi
• Kelas II : 2 lemari meja, 2 kamar mandi
3). Kipas angin 1 buah di tengah ruangan, termometer ruangan
4). Ruang isolasi, ruang tindakan dan ruang terapi keluarga belum ada
5). Peralatan makan
• Meja makan dan kursi di ruang tengah
• Gelas plastik : buah
• Sendok : buah
• Air minum tersedia
6). Sarana Audiovisual
• TV 1 buah
• Speaker
7). Peralatan mandi
• Belum ada label nama
• Masing-masing pasien belum terpisah
8). Lantai : Bersih, tidak licin
c. Fasilitas untuk Petugas Kesehatan
• Ruang nurse station di ruang tengah
• Ruang pertemuan perawat di bagian tengah
• Ruang ganti perawat di sebelah barat
• Kamar mandi dan WC 3 buah
• Gudang 2 kamar
• Ruang kepala ruang di dekat nurse station
• Ruang dokter jaga di sebelah timur
d. Fasilitas Peralatan dan Bahan Kesehatan
• Alat tidak habis pakai : ECT, O2, Tensimeter, Stetoskop, Linen
• Alat habis pakai : NGT, spuit, urine bag, infus set dan abbocath
• Obat emergensi :
Oral : Parasetamol, antalgin, entromycine, tetrsiklin, istisin,, CTM, antasid, dexametasone, papaaverin, HCT, reserpin, gliserin guikolat
Injeksi : Diazepam, CPZ, SA, phenobarbitol, delladrl, vitamin B 12, vitamin K, dopamin, dormicum, adrenalin
Cairan : D5%, RL, NaCl
2. Sumber
a. Sumber daya Manusia
1). Tenaga Perawat
Tenaga keperawatan di ruang XII RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang yang ada sejumlah 10 orang.
D III Keperawaatan : 9 orang
S1 Keperawatan : 1 orang
2). Tenaga non Keperawatan
Tenaga non keperwatan di ruang XII RSJD Dr. Amino Gondohutomo terdiri dari :
Pramu Husada : 1 orang
Cleaning Service : 1 orang
3). Ketenagaan Keperawatan dan Pasien
Klasifikasi pasien tidak berdasarkan tingkat ketergantungan, tetapi berdasarkan kelas yanag terdiri dari kelas VIP, kelas 1 dan kelas 2. Jumlah tenaga perawat yang dibutuhkan berdasarkan analisa jabatan. Jadwal dinas dibagi menjadi 3 shift yaitu pagi ( rata-rata 3 orang dengan karu ), siang ( 2 orang ), dan malam ( 2 orang )
b. Sumber Data
Sumber primer : Observasi dan wawancara langsung
Sumber Sekunder : Data dari laporan atau dokumentasi
Sumber Tersier : Data dari publikasi badan- badan resmi
B. Planning
1. Visi dan Misi
a. Visi
“Menjadi Rumah Sakit Jiwa unggulan daaan pusat rujukan yang memberikan pelayanan kesehatan menyeluruh, profesional dan terjangkau untuk mewujudkan masyarakat Indonesia sehat dan produktif”.
b. Misi
1. Meningkatkan penyuluhan kesehatan jiwa dengan melibatkan peran serta masyarakat untuk meningkatkan kualitas hidup.
2. Mengembangkan pusat rujukan, layanan, informasi kesehatan jiwa dan penyalahgunaan zat.
3. Memberikan pelayanan kesehatan jiwa dan pelayanan umum.
4. Mengembangkan pendidikan, pelatihan, penelitian di bidang medik-psikiatri keperawatan, administrasi dan mutu.
5. Mempertahankan RSJ Daerah Amono Gondohutomo Semarang tetap terakreditasi.
2. Standar
Di Ruang XII RSJ Daerah Amono Gondohutomo Semarang, sudah memiliki standar asuhan keperawatan untuk masing – masing kasus atau jenis gangguan jiwa yang dialami pasien, tertulis lengkap, tersusun rapi dan mudah dibaca serta dipahami.
3. Budget
Sumber dana sebagian besar berasal dari rumah sakit ditambah dengan sumber dana dari penjualan soft drink yang dikelola sendiri oleh ruangan. Dari ruangan sendiri belum ada sumber dana untuk kesejahteraan pegawai / perawat ruangan.
4. Kebijakan atau prosedur
Di ruangan sudah ada kebijakan – kebijakan atau prosedur untuk setiap tindakan yang akan dilakukan pada pasien.
C. PENGORGANISASIAN
1. Struktur Organisasi
Di ruang XII sudah mempunyai struktur organisasi, yang terdiri dari seorang kepala ruang, seorang penyelia tiga orang ketua tim, 2 orang perawat asosiatif untuk setiap tim. Namun ada beberapa orang yang pindah tetapi belum diganti.
2. Job Diskription
Pembagian tugas di ruangan sudah ada namun tidak terdapat uraian yang jelas yang dituangkan dalam suatu prosedur tetap dan dalam pelaksanaannya kadang terjadi tumpang tindih peran misalnya kadang seorang ketua tim merangkap sebagai perawat asosiatif hal ini disebabkan karena keterbatasan personil.
3. Metode Penugasan dan Dokumentasi
Metode penugasan yang digunakan adalah metode penugasan tim, namun dalam pelaksanaannya belum bisa optimal karena tenaga keperawatan masih kurang sehingga terjadi konflik peran atau peran ganda, kurangnya pemahaman tentang metode tim.
Dokumentasi proses keperawatan sudah dilakukan namun belum bisa optimal hal ini masih terlihat pada catatan asuhan keperawatan pasien masih ada beberapa hal yang perlu dibenahi.
D. ACTUITING
1. Pengembangan staf
Program pengembangan staf telah dilakukan dengan pembuatan Rencana Induk Pengembangan yang dilaksanakan oleh Diklat RUMAH SAKIT JIWA DAERAH dr. AMINO GONDOHUTOMO SEMARANG. Program pengembangan yang telah dilakukan oleh ruangan XII baru secara lesan dan menginduk pada bidang keperawatan dan Diklat. Kontribusi kepala ruang dalam pengembangan staf dengan cara memberikan motivasi dan kesempatan pada stafnya yang berminat untuk mengikuti pendidikan berkelanjutan. Sedangkan program pelatihan dan seminar-seminar masih menginduk pada bidang perawatan
2. Motivasi
Pemberian motivasi yang dilakukan di ruang XII dengan cara :
a. Kepala ruang memberikan reward berupa pengakuan dan penginformasian kepada karyawan yang lain untuk karyawan yang berprestasi
b. Menciptakan suasana kerja yang kondusif, dengan mencanangkan program saling memuji diantara teman minimal 2 kali sehari.
c. Pemberian perhatuian kepada berupa kartu ucaoan ulang tahun terhadap karyawan yang berulang tahun, program ini menginduk pada bidang keperawatan.
d. Adanya pemberian insentif berupa jasa pelayanan yang diberikan tiap bulan mengacu pada peraturan rumah sakit.
3. Jadual
Jadual dinas dibagi menjadi 3 shift, yaitu pagi rata-rata 2 orang staf 1 Karu, sore 2 orang dan malam 2 orang. Dinas malam selama 3 hari dengan siklus malam dalam 1 bulan sebanyak 2 siklus, dinas sore 3 hari.
4. Delegasi
Pendelegasian tugas dilakukan antara Karu dan Katim, antara Katim dan Katim, antara katim dan PA serta antara PA dan PA. Pendelegasian ini dilakukan baru secara lesan, belum ada prosedur tetap.
5. Pendokumentasian
Sampai saat ini sistem pendokumentasian yang berlaku di Ruang XII adalah sistem SOR (Source Oriented Record) yaitu suatu sistem pendokumentasian yang berorientasi dari berbagai sumber tenaga kesehatan, mkisalnya dari dokter, perawat, rehabilitas dll. Pendokumentasi selama ini sudah dilaksanakan secara baik. Pendokumentasian setiap pasien menjadi satu set catatan medical record.
6. Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dilakukan dengan cara musyawarah mufakat untuk mencapai suatu tujuan. Staf dilibatkan secara aktif dalam perencanaan sampai evaluasi.
7. Perubahan
Perubahan telah dilaksanakan di Ruang XII dengan cara :
a. Adanya program penerapan Model Praktek Keperawatan Profesional yang akan dilaksanakan pada bulan januari 2005.
b. Adanya program pendidikan berlanjut dimana semua perawat di Ruang XII sudah mengikuti pendidikan DIII keperawatan.
c. Metode perubahan menggunakan change agent dari luar dengan mendatangkan pakar keperawatan.
d. Adanya tehnik rekruitmen dengan beberapa seleksi secara bertahap : tertulis, wawancara, membuat visi misi dan program kerja sampai evaluasi program ( untuk Katim dan Karu )
8. Supervisi
Supervisi dilakukan oleh Karu pada tiap pagi tetapi belum terstruktur, sedangkan supervisi yang dilakukan pada sore dan malam hari dilaksanakan oleh supervisor / direktur berupa sidak.
E. CONTROLING
1. Evaluasi
a. Evaluasi Kepuasan Pasien :
Belum dilaksanakan (belum ada instrumen questioner kepuasan pasien). Ada kotak saran, tetapi sosialisasi keberadaan kotak saran masih kurang. Saat pasien akan pulang, perawat ruangan tidak menegaskan kembali adanya kotak saran.
b. Evaluasi Kepuasan Perawat
Belum ada instrumen khusus untuk mengevaluasi kepuasan perawat. Evaluasi kepuasan perawat dilaksanakan dengan melakukan auidit perawat setiap satu bulan sekali pada saat arisan bulanan oleh kepala ruang.
c. Evaluasi Kinerja Perawat
Selain dilakukan oleh kabag kepegawaian setiap 6 bulan sekali melalui DP3, diruangan ada “buku suci” untuk mengevaluasi kinerja perawat. Bila ada perawat yang melakukan kesalahan, perawat yang bersangkutan harus menuliskan sendiri di buku suci tentang bentuk kesalahan tersebut.
2. Kualitas kontrol
Dilaksanakan dengan Gugus Kendali Mutu (GKM). GKM mengadakan pertemuan 1 bulan sekali, apabila permasalahan yang ada tidak mendesak, namun bila permasalahan dirasa mendesak dapat juga dilaksankan pertemuan 1 minggu sekali atau sesuai dengan kepentingan.
Dalam pelaksanaannya, kualitas kontrol dilakukan oleh 12 komite yang ada :
1. Komite medik (SK Gubernur)
2. Komite Keperawatan (SK Gubernur)
3. Komite Mutu (SK Direktur)
4. Komite Rekam Medik (SK Direktur)
5. Komite Etika & Profesi (SK Direktur)
6. Komite Akreditasi (SK Direktur)
7. Komite Farmasi & Terapi (SK Direktur)
8. Komite Akuntabilitas (SK Direktur)
9. Komite Satuan Pengawasan Interna (SK Direktur)
10. Komite Muster Budget (SK Direktur)
11. Komite Tarif (SK Direktur)
12. Komite Inventori dan Pengelolaan Barang (SK Direktur)
3. Sistem Informasi
Informasi mendesak dikomunikasikan langsung pada yang bersangkutan melaui telepon ataupun papan pengumunan. Informasi tidak mendesak, dikomunikasikan melalui forum pertemuan bulanan.
4. Hubungan dengan teman sejawat
Konflik antar teman sejawat diminimalkan dengan bimbingan kepala ruang dan dibudayakan untuk saling memuji antar teman sejawat minimal 2 kali dalam sehari
5. Audit Klien
Dilakukan secara multi disiplin ilmu (dokter, perawat, psikolog, mahasiswa, residen, petugas gizi, apoteker) setiap hari selasa, tetapi belum ada audit klien khusus dari tim keperawatan
II. ANALISA SWOT DAN PERUMUSAN MASALAH
Sebelum menerapkan suatu metode pemberian asuhan keperawatan maka perlu dikaji terlebih dahulu beberapa hal. Fokus identifikasi bisa menggunakan pendekatan SWOT : Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (kesempatan) dan Threatened (ancaman). Dari hasil pengumpulan data yang sudah dilakukan di Ruang XII, dilakukan analisa dengan menggunakan pendekatan analisa SWOT.
1. Ketenagaan
Streength Weakness Opportunity Threatened
-Tersedianya tenaga Kepera-watan yang terdiri dari :
• D III : 9 orang
• S 1 : 1 orang
• Pramu husada : 1 orang
- Adanya struktur organisasi
- Adanya sistim pelatihan & seminar
- Belum ada rumusan penghitungan jumlah kebutuhan tenaga
- Belum ada job discirption yang jelas
- - Adanya kebijakan dari Kepala Bidang Keperawatan dalam pengaturan jumlah tenaga di setiap ruang/ bangsal keperawatan
- Adanya kebijakan dari direktur rumah sakit dalam perekruitan tenaga
- Adanya mahasiswa PSIK ysng praktek manajemen keperawatan - Adanya tuntutan yang lebih tinggi dari masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang lebih profesional.
- Adanya pasar bebas, sehingga tertuntut untuk bersaing.
Rumusan masalah :
- Pemenuhan jumlah tenaga keperawatan di ruang XII belum sesuai dengan rumusan yang baku.
Intervensi :
- Memberikan presentasi tentang cara-cara penghitungan tenaga keperawatan
1. Metode Penugasan
Analisa SWOT :
Strength Weakness Opportunity Threatened
- Tersedianya tenaga Kepera-watan yang terdiri dari :
• D III : 9 orang
• S 1 : 1 orang
• Pramu husada : 1 orang
- Adanya struktur organisasi
- Adanya metode TIM
- Adanya pelatihan-pelatihan (MPKP)
- Adanya peran ganda/ Double job Discription (perawat merangkap tugas lain seperti administrasi, farmasi)
- Pelaksanaan metode TIM yang belm optimal - Adanya kebijakan dari Kepala Bidang Keperawatan dalam pengaturan jumlah tenaga di setiap ruang/ bangsal keperawatan
- Adanya kebijakan dari direktur rumah sakit dalam perekruitan tenaga - Adanya tuntutan yang lebih tinggi dari masyarakat untuk mendapatkan pelayanan yang lebih profesional.
- Adanya pasar bebas, sehingga tertuntut untuk bersaing.
Rumusan Masalah
- Penerapan metode penugasan keperawatan khususnya metode penugasan TIM belum optimal atau perlu ditingkatkan dan belum adanya job deskripsion keperawatan.
Intervensi :
- Menawarkan pembuatan metode TIM yang benar
- Membuat uraian tugas dan struktur organisasi
3. Kendali Mutu
Strength Weakness Opportunity Threatned
a. Sudah ada GKM yang bekerja dengan baik
b. Sudah tersedianya kotak saran
c. Jumlah tenaga keperawatan 10 orang
d. Adanya budaya saling memuji antar teman sejawat a. Belum disosialisasikan keberadaan kotak saran pada konsumen
b. Belum ada instrumen evaluasi kepuasan konsumen
c. Tidak adanya alur protap sosialisasi
a. Adanya mahasiswa PSIK yang praktek manajemen keperawatan di RSJ
b. Adanya wadah GKM
c. Ada kotak kritik dan saran
a. Adanya tuntutan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan yang profesional
b.Adanya persaingan antar rumah sakit
RUMUSAN MASALAH
- Belum optimalnya sosialisasi pada pelanggan tentang keberadaan kotak kritik & saran
- Belm ada instrumen evaluasi kepuasan konsumen
INTERVENSI
- Mendiskusikan sosialisasi pada pelanggan tentang keberadaan kotak kritik dan saran
- endiskusikan pembuatan instrumen evaluasi kepuasan konsumen
C. (POA) Plan Of Action
MASALAH RENC. TINDAKAN TUJUAN SASARAN TEMPAT WAKTU PENANGGUNG JAWAB
1. Pemenuhan tenaga keperawatan di Ruang XII belum menggunakan sistem perumusan yang baku
2. Belum adanya metode penugasan yang jelas dan job discription secara tertulis bagi perawat
3. Tidak jelasnya alur sosialisasi kotak saran & belum ada instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) terhadap mutu pelayanan keperawatan
Menyelenggarakan presentasi tentang cara-cara penghitungan tenaga keperawatan
Menawarkan pembuatan metode timyang benar
Membuat uraian tugas dan struktur organisasi
Menawarkan / mendiskusikan alur sosialisasi kotak saran kepada pelanggan (keluarga) dan menawarkan / mendiskusikan evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan
Pemenuhan tenaga keperawatan di Ruang XII sesuai dengan kebutuhan
Terlaksananya metode penugasan yang jelas dan sesuai dengan kondisi Ruang XII
Ada uraian tugas yang tertulis dan dipahami oleh petugas
Terciptanya alur sosialisasi kotak saran dan terbentuknya instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan
Perawat, Karu dan Kabid. Perawatan
Perawat, Karu dan Kabid. Perawatan
Perawat, Karu, Kabid. Perawatan, komite mutu, komite keperawatan
Ruang XII
Ruang XII
Ruang XII
Minggu ke I
Minggu ke II
Minggu ke III
Agus Sulistyono & Titi Purwatiningsih
Achmad Saefudin & Muhammad Natsir
Indriyati & Ummu Muntamah
D. PENYELESAIAN MASALAH
Sesuai dengan POA (Plan Of Action) yang telah disepakati bersama, maka pada tanggal 6 Januari 2005 telah dilaksanakan implementaasi dari POA tentang sistem pengorganisasian di ruang XII.
Secara rinci hasil implementasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Ketenagaan
Dari hasil POA yang telah dibuat, kami mempresentasikan beberapa metode penghitungan kebutuhan tenaga keperawatan pada tanggal 6 Januari 2005 dan akhirnya diperoleh kesepakatan antara kelompok manajemen jiwa dengan Kepala ruang dan perawat ruang XII yaitu memilih metode penghitungan kebutuhan tenaga perawat.
Tanggal 10 –11 Januari 2005 , kelompok telah melakukan negosiasi dan diskusi dengan kepala ruang dan perawat R.XII tentang solusi penghitungan tenaga keperawatan menurut Gillies untuk memenuhi kebutuhan tenaga perawatnya dengan pertimbangan yaitu jumlah penghitungan tenaga perawat ruang XII diperoleh hasil 16 orang perawat dengan alas an disamping melihat jumlah tenaga perawat yang dibutuhkan setiap hari atu per shift (10 orang perawat), juga sudah terhitung kebutuhan tenaga untuk yang libur, cuti tahunan, lepas malam yaitu sebanyak 6 orang.
2. Pengorganisasian
Dari hasil POA yang telah dibuat, kami mempresentasikan tentang penugasan metode tim, membuat struktur organisasi, membuat uraian tugas pada tanggal 6 Januari 2005 dan akhirnya diperoleh kesepakatan antara kelompok manajemen jiwa dengan Kepala ruang dan perawat ruang XII yaitu menyederhanakan jumlah Tim menjadi 2 tim. .
Tanggal 10 –01 Januari 2005 , kelompok telah melakukan negosiasi dan diskusi dengan kepala ruang dan perawat R.XII tentang struktur organisasi dan kepala ruang menyetujui ditindaklanjuti dengan pembuatan struktur organisasi dan uraian tugas.
3. Controlling
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, kami melakukan implementasi dengan pelaksanaan sebagai berikut :
a. Pada tanggal 18 Desember 2004, kami menawarkan pembuatan alur sosialisasi kotak saran & instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan, dengan hasil disepakatinya pembuatan alur sosialisasi kotak saran & instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan tersebut.
b. Pada tanggal 6 Januari 2005, kami mempresentasikan alur sosialisasi kotak saran & instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan. Instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan terdiri dari 25 item pertanyaan dengan 3 variasi jawaban. Jawaban ya diberi skor 3, jawaban tidak diberi skor 2, jawaban tidak tahu diberi skor 1. Interpretasi hasil dilakukan dengan rentang nilai :
• 25-42 ; kategori : pelayanan tidak memuaskan
• 43-59 ; kategori : pelayanan cukup memuaskan
• 60-75 ; kategori : pelayanan sangat memuaskan
c. Pada tanggal 11 Januari 2005, kami melakukan negosiasi dengan ketua komite mutu tentang diterima / tidaknya alur sosialisasi kotak saran & instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan yang kami usulkan. Hasil negosiasi : ketua komite mutu menyetujui alur sosialisasi kotak saran & instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan dengan beberapa masukan :
• Isi kotak saran ditindaklanjuti bukan hanya oleh komite mutu, melainkan juga oleh bidang/komite keperawatan.
• Item pertanyaan instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan lebih difokuskan mengenai mutu pelayanan keperawatan (dieliminir item pertanyaan mengenai fasilitas umum, administrasi keuangan dan pelayanan medis)
BAB IV
PEMBAHASAN
A. KETENAGAAN
B. PENGORGANISASIAN
1. Metode Penugasan
Sesuai dengan teori metode Tim, Metode Tim merupakan pengorganisasian pelayanan keperawatan oleh sekelompok perawat pada sekelompok klien. Di impin oleh perawat yang berijazah dan berpengalaman serta memiliki pengetahuan dalam bidangnya (register nurse). Konsep metode tim didasarkan pada falsafah bahwa sekelompok tenaga keperawatan bekerja bersama-sama secara terkoordinasi dan kooperatif sehingga dapat berfungsi secara menyeluruh dalam memberikan asuhan keperawatan terhadap setiap individu (Douglas 1984).
Metode tim didasarkan pada keyakinan bahwa setiap anggota tim berkontribusi dalam merencanakan asuhan keperawatan sehingga akan timbul motivasi yang tinggi dan rasa tanggung jawab bersama serta setiap anggota tim merasakan kepuasan karena diakui kontribusinya didalam mencapai tujuan bersama yaitu memberikan asuhan keperawatan yang bermutu, dengan harapan kualitas asuhan keperawatan dapat meningkat (Kron & Gray 1987).
Didalam metode Tim memuat ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
1. Dalam satu unit terdapat 3 katim
2. Masing-masing tim beranggotakan 4 – 7 orang
3. Perputaran dinas masing-masing tim minimal 3 bulan
4. Tingkat ketergantungan pasien diupayakan berimbang untuk masing-masing tim.
5. Anggota tim diupayakan merawat pasien sesuai spesialisasinya, sehingga mengupayakan agar pasien dengan penyakit atau gangguan yang hampir sama berada dalam satu boks atau berdekatan.
Pada pelaksanaannya di ruang XII Di ruang XII RSJD dr. Amino Gondhoutomo, metode penugasan yang digunakan adalah metode TIM, yang terdiri dari 1 kepala ruang dan 3 kepala tim (Katim) yang dibantu oleh masing-masing dua staf perawat (anggota Tim).
Sesuai dengan hasil pengkajian maka didapatkan bahwa jumlah perawat yang sedikit (10 orang termasuk kepala ruang), maka metode tim yang dijalankan menjadi kurang ideal karena dalam satu tim hanya terdapat 3 orang perawat termasuk katim.
Untuk itu pada saat implementasi pada tanggal 6 Januari 2005, kelompok telah bernegosiasi dengan kepala ruang dan staff perawatan untuk memodifikasi metode tim yang ada dengan mengubah jumlah Tim menjadi lebih sedikit, namun dengan anggota tim yang lebih banyak. Dari hasil negosiasi tersebut maka dihasilkan kesepakatan bahwa di ruang XII digunakan metode penugasan berupa metode tim dengan jumlah tim menjadi 2 tim yang masing-masing beranggotakan 4 perawat pelaksana dan 3 perawat pelaksana .
2. Struktur Organisasi
Sesuai dengan hasil implementasi tentang metode penugasan tim yang telah disederhanakan menjadi 2 tim maka struktur organisasi yang baru di ruang XII adalah sebagai berikut :
3. Uraian Tugas
Metode penugasan yang digunakan di ruang XII adalah metode Tim dengan uraian tugas sebagai berikut :
Tanggung Jawab Ketua Tim
1. Mengkaji setiap klien dan menerangkan tindakan keperawatan yang tepat.
2. Mengkoordinasikan rencana keperawatan dan pengobatan.
3. Menyusun rencana keperawatan tepat waktu, membimbing anggota tim.
4. Menjamin evaluasi secara tercatat.
5. Menilai semua kemajuan klien dari hasil pengamatan langsung atau laporan anggota tim.
Tanggung Jawab Anggota Tim
1. Mengikuti instruksi keperawatan yang tertera dalam rencana keperawatan secara teliti termasuk program pengobatan.
2. Bertanggung jawab untuk setiap klien di unit yang bersangkutan.
3. Melaporkan secara tepat dan akurat tentang asuhan keperawatan yang dilakukan maupun respon klien.
4. Menerima bantuan dan bimbingan katim.
Tanggung Jawab Kapala Ruang
1. Menetapkan standar kinerja stafff
2. Membantu stafff menetapkan sasaran keperawatan pada unit yang dipimpinnya.
3. Memberikan kesempatan pada katim dan membantu untuk mengembangkan keterampilan manajemen dan kepemimpinan.
4. Mengorientasikan staff baru tentang prosedur tim keperawatan.
5. Menjadi nara sumber bagi katim dan staff serta tempat berdiskusi.
6. Melakukan komunikasi terbuka untuk setiap staff yang dipimpinnya.
C. CONTROLLING
Berdasarkan permasalahan, rencana intervensi dan pelaksanaannya, maka dapat dibahas beberapa hal yang berkaitan dengan permasalahan fungsi kontroling di ruang XII, antara lain :
1. Kotak saran
Menurut Azwar (1996), controling merupakan suatu upaya yang dilaksanakan secara berkesinambungan, sistematis, obyektif dan terpadu dalam menetapkan penyebab masalah mutu pelayanan berdasarkan standart yang telah ditetapkan, menetapkan dan melaksanakan cara penyelesaian masalah sesuai dengan kemampuan yang tersedia, serta menilai hasil yang dicapai dan menyusun saran tindak lanjut untuk lebih meningkatkan mutu .
Dari data yang ada di RSJD dr. Amino Gondo Hutomo Semarang, ada kotak saran, namun belum digunakan secara maksimal. Hal ini bisa dikarenakan kurangnya sosialisasi keberadaan kotak saran, yang mungkin bisa disebabkan karena :
Perawat kurang mensosialisasikan keberadaan kotak saran
Tidak ada alur yang jelas tentang sosialisasi kotak saran
Kurangnya feed back hasil kotak saran
Oleh karena itu, perlu adanya sosialisasi keberadaan kotak saran mulai dari UGD sampai ke komite mutu dengan alur yang jelas (contoh bisa dilihat dilampiran ). Tanpa alur yang jelas, pelanggan (keluarga) kurang mampu memanfaatkan kotak saran, karena kurang mengetahui fungsi dan cara memanfaatkannya. Selain itu, petugas akan saling melempar tanggung jawab untuk mensosialisasikan kotak saran kepada pelanggan (keluarga).
2. Instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan.
Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik tahun 1995, untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelayanan perlu dilakukan penilaian secara obyektif dengan menggunakan metode dan instrumen penilaian yang baku, salah satunya dengan angket evaluasi kepuasan pelanggan (pasien / keluarga).
Dari data yang ada di RSJD dr. Amino Gondo Hutomo Semarang, belum ada instrumen evaluasi kepuasan pelanggan (khususnya keluarga) tentang mutu pelayanan keperawatan. Ada instrumen evaluasi persepsi pasien terhadap mutu asuhan keperawatan, tetapi item pertanyaan belum terfokus pada keluarga. Terjadi duplikasi sasaran item, yaitu keluarga dan / pasien. Seperti kita ketahui, tidak ada jaminan bahwa pasien RSJ yang pulang ke rumah bisa memberikan jawaban instrumen evaluasi kepuasan pelanggan secara valid. Bila sasaran instrumen evaluasi kepuasan pelanggan adalah pasien RSJ, maka harus ada kriteria inklusi dari pasien tersebut. Sehingga petugas perlu melakukan seleksi pasien terlebih dahulu. Hal ini dirasa kurang praktis. Oleh karena itu kami menawarkan instrumen evaluasi kepuasan pelanggan tentang mutu asuhan keperawatan dengan sasaran keluarga. (contoh : lihat lampiran ).
Dari hasil negosiasi dengan ketua komite mutu pada tanggal 11 Januari 2005, disepakati untuk mengganti beberapa item pertanyaan yang kurang terfokus pada evaluasi mutu pelayanan keperawatan, antara lain : item pertanyaan mengenai fasilitas umum, administrasi keuangan dan pelayanan medis. Pertanyaan tersebut perlu dieliminir dan di rubah menjadi pertanyaan yang befokus pada mutu pelayanan keperawatan.
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan dari hasil pembahasan, maka dapat ditari kesimpulan :
1. Solusi yang ditawarkan oleh kelompok mengenai ketenagaan, struktur organisasi dan Kontrolling telah disetujuai Kepala ruang XII.
2. Negosiasi yang dilakukan kelompok tanggal 10 dan 11 Januari tentang penghitungan kebutuhan tenaga perawat, pengorganisasian dan Kontroling telah berhasil diperoleh kesepakatan yaitu untuk ketenagaan memilih metode penghitungan tenaga menurut Gillies, untuk pengorganisasian akan dibuat struktur organisasi yang baru beserta uraian tugas Karu, Katim, perawat pelaksana.
3. Untuk mengetahui mutu pelayanan kesehatan di RSJD dr. Amino Gondo Hutomo Semarang, perlu di lakukan sosialisasi keberadaan kotak saran dengan menetapkan alur yang jelas serta pembuatan instrumen evaluasi kepuasan pelanggan mengenai mutu pelayanan keperawatan dengan sasaran keluarga.
SARAN :
Perawat RSJD dr. Amino Gondo Hutomo Semarang, hendaknya mensosialisasikan keberadaan kotak saran, mulai dari saat pasien masuk di UGD sampai dengan pasien akan pulang.
Komite mutu hendaknya menetapkan alur sosialisasi dan pengolahan hasil dari kotak saran secara jelas.
Komite mutu hendaknya membuat instrumen evaluasi kepuasan pelanggan mengenai mutu pelayanan keperawatan dengan sasaran keluarga
REKOMENDASI :
Perawat perlu menindaklanjuti alur sosialasi kotak saran dan instrumen evaluasi kepuasan pelanggan mengenai mutu pelayanan keperawatan dengan sasaran keluarga yang kami tawarkan, dengan melakukan uji coba .
DAFTAR PUSTAKA
1. Nursalam, M Nurs, 2002, Manaajemen Keperawatan : Apikasi Dalam Praktek Keperawatan Profesional, Edisi I, Salemba Medika, Jakarta.
2. Nasution, 2001, Manajemen Mutu Terpadu, Ghalia Indonesia, Jakarta.
3. Swansburg, Russel C, 2000, Pengaaantar Kepemimpinaan Dan Manajemen Keperawatan Untuk Perawat Klinis, EGC, Jakarta.
4. Ratna Sitorus, 2002, Model Praktek Keperawatan Profesional, Seminar Nasional pada RAPIM PPNI di Malang.
5. Wijono, Joko, 1997, Manajemen Kepemimpinaan dan Organisasi Kesehatan, Airlangga Universitas Press, Jakarta.
6. Tim Depke RI, 1994, Instumen Evaluasi Penerapan Standar Asuhan Keperawatan di Rumah Sakit, Cetakan I, Jakarta : Depkes RI
Lampiran
INSTRUMEN EVALUASI KEPUASAN PELANGGAN (KELUARGA) TENTANG MUTU PELAYANAN KEPERAWATAN
DI RSJD DR. AMINO GONDO HUTOMO SEMARANG
Kepada
Pengguna Jasa Pelayanan RSJD Dr. Amino Gondohutomo
Semarang
Dengan hormat,
Sesuai misi RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang : menjadi rumah sakit jiwa unggulan dan pusat rujukan yang memberikan pelayanan kesehatan menyeluruh, profesional dan terjangkau untuk mewujudkan masyarakat Indonesia yang sehat dan produktif, maka kami para petugas akan berusaha meningkatkan mutu pelayanan secara maksimal. Untuk itu kami mohon dengan hormat agar para pelanggan/ keluarga pasien memberi jawaban terhadap angket yang kami ajukan, yang hasilnya akan kami gunakan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kami.
Anda tidak perlu mencantumkan identitas dan kerahasiaan angket ini akan kami jaga.
Terima kasih.
A. Keluarga Anda dirawat di ruang :………………………Kelas :…………………
B. Lama perawatan……………………….hari
C. Pendidikan Anda :
SD SLTP SLTA Perguruan Tinggi
D. Pekerjaan Anda :
PNS ABRI/POLRI Swasta Lain-lain
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan memberikan tanda check list ( ) pada jawaban yang telah disediakan.
1. Apakah saat keluarga Anda pertama kali masuk ruang perawatan, diterima dengan baik oleh petugas/perawat ?
ya tidak tidak tahu
2. Apakah saat keluarga Anda pertama kali masuk ruang perawatan, keluarga/Anda diberi informasi tentang peraturan rumah sakit ?
ya tidak tidak tahu
3. Apakah keluarga Anda diberi informasi tentang fasilitas rumah sakit yang dapat dipergunakan selama perawatan ? (contoh : kamar mandi, WC, alat panggil petugas, dll)
ya tidak tidak tahu
4. Selama keluarga Anda tidak dapat melakukan aktifitas karena sakit, apakah perawat membantu semua kebutuhannya ? (contoh : mandi, buang air kecil, buang air besar)
ya tidak tidak tahu
5. Apakah saat perawat akan melakukan tindakan terhadap pasien, selalu
memberi tahu pasien ?
ya tidak tidak tahu
6. Apakah saat perawat akan melakukan tindakan terhadap pasien, selalu memberi tahu keluarga ?
ya tidak tidak tahu
7. Apakah saat perawat akan melakukan tindakan terhadap pasien, selalu minta persetujuan pasien terlebih dahulu ?
ya tidak tidak tahu
8. Apakah saat perawat akan melakukan tindakan terhadap pasien, selalu minta persetujuan keluarga terlebih dahulu ?
ya tidak tidak tahu
9. Apakah saat perawat melayani pasien, mengajak pasien berbicara dengan ramah ?
ya tidak tidak tahu
10. Apakah perawat segera datang saat dibutuhkan pasien ?
ya tidak tidak tahu
11. Apakah perawat memperkenalkan diri sebelum berinteraksi dengan pasien ?
ya tidak tidak tahu
12. Apakah perawat menjaga kebersihan dan kerapian alat-alat tenun ?
ya tidak tidak tahu
13. Apakah perawat menjelaskan kepada keluarga/pasien tentang masalah yang
dihadapi pasien ?
ya tidak tidak tahu
14. Apakah perawat memantau/menunggu saat pasien minum obat ?
ya tidak tidak tahu
15. Apakah perawat memantau atau mengobservasi keadaan pasien setiap hari ?
ya tidak tidak tahu
16. Apakah perawat menanyakan / memperhatikan jumlah makanan/minuman yang pasien habiskan ?
ya tidak tidak tahu
17. Apakah perawat menanyakan kenyamanan tidur pasien selama di rawat di
rumah sakit ?
ya tidak tidak tahu
18. Apakah perawat melarang pasien/pengunjung merokok diruangan ?
ya tidak tidak tahu
19. Apakah perawat memantau / menunggu saat pasien minum obat ?
ya tidak tidak tahu
20. Apakah perawat menjelaskan kepada pasien/keluarga tentang perawatan/pengobatan setelah pasien diperbolehkan pulang ?
ya tidak tidak tahu
Setelah mengisi check list di atas, apabila Anda ingin menuliskan kesan dan pesan selama dirawat di RS, silakan Anda tuliskan dibawah ini !
1 ………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
2 …………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………
3 …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Skoring :
1. Jawaban ya : skore 3
2. Jawaban tidak : skore 2
3. Jawaban tidak tahu : score 1
Interpretasi hasil :
1. Jumlahkan seluruh skore
2. Bila jumlah skore seluruhnya 20-33 : pelayanan tidak memuaskan
3. Bila jumlah skore seluruhnya 34-47 : pelayanan cukup memuaskan
4. Bila jumlah skore seluruhnya 48-60 : pelayanan sangat memuaskan
Lampiran :
ALUR SOSIALISASI KOTAK SARAN
